Die Psychologie der Reisekostenregelung

von Prof. Dr. Armin Trost

Die Ausrichtung von Führung und Organisation in Unternehmen erkennt man meist am Umgang mit alltäglichen Dingen. Ein schönes Beispiel liefert der folgende Fall:

In einem Team arbeiten fünf Mitarbeiter. Eine Analyse ihrer Reiseaufwendungen hat ergeben, dass vier der fünf Mitarbeiter pro Monat 1.000 Euro ausgeben. Einer der Mitarbeiter kommt allerdings auf 6.000 Euro. Das macht insgesamt 10.000 Euro pro Monat. Das Unternehmen wundert sich vor allem über letzteren Mitarbeiter (das schwarze Schaf) und verabschiedet eine neue Reisekostenregelung für alle Mitarbeiter: Die Reisekosten pro Mitarbeiter und Monat werden bei 2.000 Euro gedeckelt. Dies zügelt den „teuren“ Mitarbeiter und lässt die Guten unberührt. So die Annahme.

Nun zu meiner frage: Wie hoch werden die Reiseaufwendungen in Zukunft sein nachdem die neue Regelung in Kraft getreten ist?

  1. 6.000 Euro (Ersparnis von 4.000 Euro).
    Jene Mitarbeiter, die vorher nur 1.000 Euro ausgaben werden sich von der neuen Regel nicht angesprochen fühlen und ihr bisheriges Verhalten beibehalten. Betroffen ist allein der Mitarbeiter, der vormals 6.000 Euro ausgegeben hat. Er wird zukünftig nur noch 2.000 Euro ausgeben, weil er sich an die neue Regel halten wird.
  2. 10.000 Euro (keine Ersparnis)
    Alle Mitarbeiter werden von nun an 2.000 Euro pro Monat ausgeben. Jene, die sich vormals mit 1.000 Euro begnügt haben, werden 2.000 Euro nun als ihr verfügbares Budget betrachten und Budgets sollte man nutzen, sonst werden sie im Folgejahr gekürzt. Die Folge sind teurere Hotels, 1. statt 2. Klasse usw.
  3. 14.000 Euro (zusätzliche Kosten von 4.000 Euro)
    Jene Mitarbeiter, die vormals 1.000 Euro ausgaben werden nun 2.000 Euro ausgeben (wie in Alternative B beschrieben). Jener Mitarbeiter aber, der vormals 6.000 Euro ausgab wird sich nicht an die neue Regel halten. Den drohenden Konflikt steht er durch.

Sollten die Alternativen 2 und 3 zutreffen stellt sich die Frage nach geeigneten Alternativen. Wie könnte eine Reisekostenregelung aussehen um tatsächlich Kosten einzusparen – vorausgesetzt man will das tatsächlich? Es lohnt sich, über einen solchen Fall nachzudenken. Die Diskussion mündet automatisch in die Frage nach dem Menschenbild und der Verantwortung der Mitarbeiter bzw. des Unternehmens.

Ich bin gespannt auf die Diskussion.

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