Wie Sie als Personalleiter auf Vorschläge Ihrer Mitarbeiter reagieren sollten

von Prof. Dr. Armin Trost

Als Personalleiter kennen Sie die Situation: Sie haben einen Termin mit einigen Ihrer Mitarbeitern, die Ihnen stolz ihre Vorschläge für was auch immer präsentieren. Es geht möglicherweise um die Weiterentwicklung des jährlichen Mitarbeitergesprächs, die Arbeitgebermarke, die nächste Mitarbeiterbefragung, ein Trainingskonzept, die neue Struktur des Assessment Center für die Auswahl zukünftiger Trainees. Die Mitarbeiter haben üblicherweise PowerPoint-Folien vorbereitet. Jeder Anwesende erhält ein Handout. Nach einer Stunde Präsentation, Fragen, Antworten ist das Meeting zu Ende. Als Personalleiter geben Sie den Mitarbeitern zahlreiche, wertvolle Hinweise mit auf den Weg und die Mitarbeiter machen sich bereichert und inspiriert wieder an die Arbeit. Man sieht sich in zwei Wochen wieder.

So, oder so ähnlich läuft das in zahlreichen Personalabteilungen der meisten Unternehmen ab. Dieser Prozess vertikaler Abstimmung geht so lange, bis der Personalleiter glücklich ist. Danach geht’s dann an die operative Umsetzung. Und genau darin ist ein wesentlicher Grund zu sehen, warum HR von Seiten der Fachbereiche häufig so wenig Akzeptanz erfährt. Finde den Fehler!

Dass Mitarbeiter neue Ideen, Vorschläge, Konzepte entwickeln ist wunderbar. Dass Sie diese ihrem Vorgesetzten präsentieren ist normal. Es ist für alle Beteiligten aber ein großer Fehler, allein auf dessen Rückmeldung zu bauen. Wenn sich Mitarbeiter primär ihren direkten Führungskräften gegenüber verpflichtet fühlen bleiben die Kunden auf der Strecke. Das gilt außerhalb des Personalbereichs genauso wie im HR.

Spulen wir also noch einmal zurück. Liebe Personalleiter, wenn Ihnen Ihre Mitarbeiter mal wieder Vorschläge präsentieren, dann rate ich Ihnen, mit folgenden Fragen zu reagieren: „Wer profitiert wie von Ihrem Vorschlag? Haben Sie Ihre Ideen bereits Mitarbeitern aus den Fachbereichen präsentiert? Wenn nicht, dann greifen Sie sich in der Kantine (oder eben woanders) einige Mitarbeiter und zeigen, was sie vorhaben. Finden die Mitarbeiter das gut? Finden sie es hilfreich? Welches ihrer Probleme lösen Sie damit? Schaffen Sie es, fünf Mitarbeiter aus den Fachbereichen für dieses Thema zu gewinnen, um mit ihnen ein entsprechendes Meeting oder einen Workshop durchzuführen? Ich bin gespannt, welches Feedback Sie von dieser Seite erhalten.“

Mit Verlaub, liebe Personalleiter, aber Sie müssen die Ideen Ihrer Mitarbeiter nicht gut finden. Unterstützen Sie aber dann, wenn die Mitarbeiter aus den Fachbereichen der Ansicht sind, von einer Idee zu profitieren. Wollen Sie, dass sich Ihre Mitarbeiter Ihnen gegenüber verpflichtet fühlen? Oder wollen Sie und Ihr Team eine konsequente Verpflichtung gegenüber den Mitarbeitern, Führungskräften, Bewerbern leben? Das ist hier die entscheidende Frage.

Natürlich kann man als Personalleiter nicht immer so reagieren. Und selbstverständlich gibt es auch Situationen, wo Sie zum Teil unbequeme Maßnahmen durchsetzen, die von den Fachbereichen nicht gut gefunden werden. Nicht selten finden Sie sich in einer Konfliktsituation wider, bei der Sie zwischen Arbeitgeberinteressen und Mitarbeiterbedarfen abwägen müssen. Nicht selten gibt es hier das eine oder andere Dilemma.

Hier geht es vielmehr um eine Grundhaltung. Die Art wie Sie normalerweise handeln und entscheiden. Vielleicht lohnt es, sich darüber Gedanken zu machen.